سازمان ثبت اسناد واملاک کشور بعنوان یکی از قدیمی ترین و گسترده ترین دستگاههای اداری ، رسالت ومأموریت تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع وقانونی اشخاص حقیقی وحقوقی جامعه را برعهده داشته وبا نقش موثری در روابط ومناسبات اقتصادی واجتماعی و استقرار وتثبیت مالکیت ایفا می نماید . این سازمان از سازمانهای تابعه قوه قضاییه بوده و ریاست عالیه آن معاون رئیس قوه قضاییه می باشد . این سازمان در سال 1299 هجری شمسی تشکیل گردید و هم اکنون فعالیتهای این سازمان در زمینه‎های ،امور اسناد ، امور املاک شهری و روستایی ، ساماندهی آژانس های املاک و خودرو، اجرای اسناد رسمی ، ثبت شرکتها ، علائم تجاری ، ثبت اختراعات وحمایت از مالکیت صنعتی ودفاتر اسناد رسمی ودفاتر ازدواج وطلاق بعنوان نهادهای تخصصی تابعه تحت نظارت فعالیت دارد.  این سازمان در حال حاضر دارای 18 دفتر یا اداره کل ستادی ، معاونت‎های 4  گانه  (امور املاک ، اموراسناد ، برنامه‎ریزی و توسعه فن آوری واطلاعات و توسعه منابع انسانی و پشتیبانی )بوده و متولی امور ستادی و هدایت و راهبری واحدهای اجرایی است.   در حال حاضر 30 اداره کل اجرایی در سطح استانها و407 واحد ثبتی (بطور متوسط به ازای هر 178000 نفر یک واحد ثبتی ) در سرتاسر کشور در حال فعالیت می‎باشند همچنین در سرتاسر کشور 3561 دفتر ازدواج ،1238 دفتر طلاق و تعداد 6693 دفترخانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط با امور ثبتی را به مردم ارائه می نمایند.

وظایف هریک معاونت های سازمان به شکل اختصار بشرح ذیل می باشد :

1- معاونت امور اسناد:

 - مراقبت و نظارت  کلی بر اجرای قوانین ومقررات مربوط به ثبت اسناد درسطح کشور.

- همکاری و معاضدت در تعیین خط مشی های اساسی سازمان ثبت.

- رسیدگی به شکایات واصله درباره امور مربوط به ثبت اسناد ودفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق وگواهی امضاء.

- صدور دستورالعمل ها وبخشنامه های لازم در زمینه ثبت اسناد ، ثبت شرکتها وامور سردفتران ودفتریاران اسناد رسمی وازدواج وطلاق.

  

2- معاونت امور املاک :

- اصلاح ضوابط عملیات اجرایی دربخش املاک بوسیله تهیه وتدوین دستورالعمل ها وبخشنامه های ثبتی.

- اجرای مفاد ماده 140 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی واجتماعی وفرهنگی به منظور صدور سند مالکیت روستاییان.

- مستند سازی املاک دولتی ، حل اختلاف دستگاههای اجرایی در رابطه با اراضی تصرفی.   

 

3- معاونت توسعه منابع انسانی وپشتیبانی:

-         بررسی مسائل ونیازمندیهای نیروی انسانی سازمان ثبت و تدوین برنامه های جامع درجهت تامین نیروی انسانی.

-         اجرای سیاستها ومقررات مصوب دولت در مورد کارکنان سازمان.

-         اجرای قوانین ومقررات وآئین نامه های موضوعه در خصوص کارکنان وبازنشتگان.

-         تامین هزینه های مورد نیاز واجرای مقررات وآئین نامه های مالی قانون محاسبات عمومی وسایر مقررات موضوعه.

-         برآورد هزینه ها و اعتبارات موردنیاز واحد های مختلف اعم از حوزه مرکزی وادارت کل.

 

4-معاونت برنامه ریزی وتوسعه فن آوری اطلاعات :

-         ایجاد زمینه های مناسب به منظور برقراری نظام مطلوب در امر سازماندهی وتشکیلات وتعیین وظایف و مسوولیت ها و بهبود سیستمها وروشها در ادارات کل وواحدهای تابعه.

-         شناخت هدفها واولویت های برنامه ای نیازمندیها ، امکانات ، محدودیت ها ، وروابط متقابل سازمانی روشها وسیستم های موجود وفرایند گردش اطلاعات مدیریتی درسطح سازمان.

 دیگروظایف کلی :

-اجرای تمامی قوانین ومقررات و ضوابط مربوط به ثبت اسناد و املاک در سطح کشور .

-تنظیم روابط حقوقی افراد وختم دعاوی واستقرار مالکیت وجلوگیری از دعاوی ناشی ازروابط مالی وتامین حقوق صاحبان اموال از طریق اجرای قوانین ومقررات مربوط .

 -ثبت و صدور اسناد مالکیت روستایی.

-ساماندهی آژانس های املاک وخودرو.

-اعتبار بخشیدن به معاملات بوسیله ثبت اسناد رسمی.

-صدور پروانه و اجازه اشتغال به کار سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و اجازه گواهی امضای سردفتران اسناد رسمی طبق مقررات مربوط و اعمال نظارت بر حسن جریان امور دفاتر مذکور.

- نظارت بر امور مربوط به مشاورین املاک وخودرو.

-تهیه نقشه ها با مقیاس بزرگ (کاداستر)و تطبیق و تکمیل نقشه های مذکور با مدارک ثبتی وبرقراری سیستم رقومی  وجمع آوری اطلاعات هندسی ومالکیتی ، مکانیزه نمودن اطلاعات املاک واسناد موجود .

- انعقاد قراردادهای جامع با مراکز علمی وآموزشی به منظور استفاده حداکثر از بنیه علمی کشوردر زمینه کاداستر.

-جمع آوری و نگهداری آمار و اطلاعات مربوط به وصول وابطال عواید ودرآمدهای قانونی سازمان .

-ثبت شرکتهای تجاری  وموسسات غیر تجاری داخلی وخارجی درایران براساس مقررات موضوعه.

-ثبت علائم تجاری واختراعات داخلی وخارجی درایران طبق ضوابط قانونی ، حمایت از نشانه های جغرافیایی ، طرحهای صنعتی ، علایم ، نامهای تجاری .

 -بازرسی کلی ، اجمالی وموردی دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق، رسیدگی به شکایات از واحدهای ثبتی ، رسیدگی به شکایات از دفاتر اسناد رسمی وازدواج وطلاق .

  مهمترین اهداف ومحوربرنامه های راهبردی سازمان عبارتند از:

  مهمترین اهداف راهبردی و چشم انداز سازمان ثبت در راستای اهداف برنامه چهارم توسعه اقتصادی،اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین با در نظر گرفتن برنامه پنج ساله خود به شرح ذیل می باشد:

·        تحقق و استقرار ثبت نوین والکترونیکی به منظورارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم.

·        کاهش تصدی گری سازمان وجلب بیشترمشارکتهای مردمی ونهادهای تخصصی با ایجاد کارگزاریهای ثبتی.

·        بهبود مستمرسطح کیفی خدمات ثبتی.

·        توسعه فعالیتهای سازمان.

·        کاهش میزان املاک واراضی ثبت نشده.

·        اصلاح قوانین ومقررات ثبتی با توجه به اقدامات پیشگیرانه.

·        جهت گیری خصوصی سازی در راستای افزایش کارآیی و رقابت پذیری

 

 قوانین و مقررات مربوط به سازمان:

قانون ثبت اسناد واملاک کشور مصوب 1310 ، قانون افراز وفروش املاک مشاع ، قانون دفاتر اسناد رسمی وکانون سردفتران و دفتریاران ، قانون ثبت شرکت ها ، قانون ثبت علائم واختراعات ، قانون اجرای اسناد رسمی و سایر قوانین موضوعه صورت می پذیرد.

 
همکاری با نهادهای بین المللی

از سیاستهای سازمان، همکاری وتعامل با سازمانهای بین المللی وحضور درمجامع جهانی و مشارکت در هنجارسازی به عنوان متولی امر مالکیت معنوی و همکاری با موسسات تحقیقاتی و دانشگاههای ثبت اسناد و املاک و برگزاری سمینارها و کنفرانس های بین المللی و دوره های آموزشی کوتاه مدت می باشد.اززمره این موارد حضور دراجلاسهای سازمان جهانی مالکیت فکری می باشد .

در این راستا با مشارکت هیئت های دولتی و غیر دولتی سمینارهای دو جانبه محلی مختلف در ایران برگزار گردیده است.سازمان ثبت به عنوان مرجع ملی در امر مالکیت معنوی و متولی مالکیت صنعتی درجمهوری اسلامی ایران به کنوانسیونهای ذیل پیوسته است:

1-کنوانسیون پاریس .

2- موافقت نامه لیسبون در خصوص حمایت از مبدا و ثبت بین المللی

3- پیوستن به موافقت نامه و پروتکل مادرید.

4- پیوستن به موافقت نامه مادرید در ارتباط با جلوگیری از نصب نشانه های مجعول و گمراه کننده.